不懂开会，工作成效会打折一半

  

会议除了讨论和协调问题，还可以增加相互的了解。那么，会议的组织从前期目标的明确，到会议沟通的效率，再到后期的执行都很重要。这考验会议的组织能力，直接关系到会议的成效。否则，由于会议组织不力，很多人对参加会议缺乏热情和信心，甚至认为是浪费时间的事，就会导致不来参加会议，或者即使来人了，也心不在焉。例如：

A：最近我一直在思考怎么做这项工作，我现在很清楚应该如何去做了。

B：等一下。首先我想知道为什么要做这项工作。

A：很简单，老板对我们目前的局面很不满。

C：这个我也知道，不过我得先制定一份工作时间表。

D：可以呀，那我们的截止时间是哪一天？

E：我认为，在研究这个问题之前，能不能先说说这项工作有人负责吗？

D：你想成为该项目的负责人？

E：不是的，我只是随便问问。如果没有的话，得先确定这件事。

A：我不知道你们什么情况，我事先说明一下，我不可能把所有的时间花在这件事上，我还有很多事情等着处理。

B：说了半天，我还知道到底要干什么。

类似这样的开会场景，在会议上很常见。大家为什么会你一句我一句的、各唱各调，最终什么问题也没解决，浪费大家的时间？显然，这是没有有效组织的结果。那么，成功召开一个会议，具体要有哪些要求呢？

前期准备：“把控开会节奏”

首先，要有明确的目标，将待解决的问题全部列好。因为每次会议，要讲的东西和解决的问题都不一样。因此，在开会之前就将这些问题或相关资料分发给与会者，让大家准备好解决预案，然后拿到会上讨论，这样就会比较有效率。最常见的情况是，被通知开会却不知开什么会，来参加会议却没有一点准备。这就会出现前面案例中的场景。

其次，参会人员能凑到一起开个会其实挺不容易的，时间成本和机会成本比较高。因此，会议组织者应与相关参会人员就某些议题在会前要通气，一是确保参会人员确实做了相关准备，二是及时掌握参会人的相关意见，把控会议的节奏，确保会议做到“议而决，决而行，行而果”。显然，在前面的案例中，会议的发起者，没有做这件事。因此，很难把控开会的节奏。

另外，要提前一周通知大家，有助于帮助每个人提前安排好时间。通常举办一场成功会议的基本前提是参会人都能到场，如果常常有人因故不能来，会直接影响会议效果，也影响各项工作的开展。比如，当大家在某次会议上商定好了具体的工作执行细节，并分工下去之后，同时被明确告知一周之后的同一时间将再聚在一起汇报各自进展情况，那么这一周的工作拖延现象就会少很多。

坐席安排：“我们是一个团队”

诚然，创造轻松的会议氛围，不制造凝重的空气，对会议讨论有着至关重要的作用。其中，座位的“形式”是营造会议氛围的关键所在。一般来说，会议室的大小要适中，如果客观上不允许，则想办法改变。

例如，一个能容纳30—50人的大会议室里，若稀稀疏疏地坐着5个人，如何营造出“5个人齐心协力共同攻克一个项目”的团队氛围呢？可以让大家聚集会议室的一角，能够让彼此更好地融为一体。“大家离得太远了，稍微靠近一点吧。”还可以让大家坐在同一侧，营造由他们“共同解决问题”的感觉。

为了更好地讨论问题，最好摆成圆桌的会议形式。如果是培训，一般采用分组的形式，有利于团队交流。同时，合理安排领导的位置。如果领导者总坐在中间，背对着白板，而团队成员分别坐在两边，便容易形成“领导对成员”的对立局面。这种座位排序适合训话，不适合营造激动人心的会议氛围。

发言顺序：“罗伯特议事规则”

一般来说，参加会议的人员基本都是平级的，难免会出现发言无序的现象，有时别人的话还没说完另一个人就可能会打断，甚至是想到哪就说到哪。有的人可能会像“麦霸”占住会议中心，而有的人想说话总感觉插不上嘴似的，可能会沉默下去，这非常不利于会议的顺利召开。因此，最好建议的言规则，让发言有序。

第一，发言要限时限次。美国国会的罗伯特议事规则，也是这样明确规定的，要求参会人在开会前做好充分的准备，保证发言的立场明确且完整，这样就避免有些人“文不对题”，重点不清；同时，避免有些人想到什么说什么，浪费大家的时间。

第二，发言要面对主持人表达。旨在表达观点，避免对人的倾向，产生明显的对人的情绪。在法庭上，当事双方的律师是不可以直接对话，否则，必争吵无疑，法庭就变成吵架的场所。因此规定，律师只能和法官对话，向陪审团呈示证据；陪审团按照规则不说话。企业的会议也可借鉴这种方式。

第三，发言顺序从基层开始。也就是从最接近现场的人，或者与客户直接面对的人。一般上级放到最后，为什么？上级先发言，下级的思维就会受限了。因此上级先闭嘴，坐在后面静静地听着或者干脆先不参与会议，待到需要拍板时，再倾听大家讨论的结果。

会议主导：由资深人员

会议要有明确的主持人或主导人。会议主持人最好由资深的人士担任，两个实力相当的团队之间的会议往往得不出有效的结果，因为双方最终会以妥协收场，而做不到斩钉截铁。如果有专门项目负责人则可解决这个问题，一般来说，会议的主导人会由项目负责人来担当。

在讨论环节，主持人的态度要保持中立，不能影响参与者的思维和判断。但是主持人有权力提醒或终止那些跑题、浪费时间的参会行为。同时，主持人要善于调动与创造会议的氛围。例如，团队达成目标时，在桌子下面藏好装有祝贺语的氢气球，突然让气球升空，制造惊喜。

时间管理：准时开会，也准时结束

开会延时常被人诟病，因为直接影响大家接下来的工作计划，因此，准时开会，也要准时结束会议。万达企业开会就是这样。为避免团队开会超时，在开会前设置闹铃，铃声一响就结束会议。如果议题没有讨论好，可以小范围开小会或再择期讨论，不能拖延。

以我上课为例，通常会提前5分钟结束会议，时间一到就应结束。因为到下课时间了，通常人的心都跑了，毕竟每个人都很忙，都有各自的安排。如果总是开会延时，就会导致大家对开会的效率不重视。另外，会议一般安排在上午9点至11点，下午2点至4点，尽量避免安排在午餐时间和下班时间。

萿地执行：会议落地最重要

会议结束前几分钟，会议组织者要再强调下开会的主要内容，明确接下来的计划是什么，还需要解决什么问题，做哪些沟通准备等等。会议结束后，做一个会议简报，用邮件发给参会人员，确保会议决议的执行。

最后，也是最关键的一点，凡是会议，必有议题；凡是议题，必有决议；凡是决议，必有执行。如果议而不决，决而不行，那就没人重视会议了。这是会议的大忌——很考验团队的执行力。